四川省测绘成果资料档案管理规定

 

第一条 为推进全省测绘成果资料档案管理制度化、规范化，根据《中华人民共和国测绘法》《中华人民共和国档案法》《四川省测绘管理条例》《测绘地理信息业务档案管理规定》等法律法规和规章，结合四川省实际，制定本规定。

第二条 本规定适用于四川省行政区域内各测绘资质单位（以下简称“测绘单位”）管理各类测绘成果资料档案。

第三条 本规定所称测绘成果资料档案（以下简称“测绘档案”），是指在从事测绘活动中形成的文字、数据、图件、电子文件、声像等不同形式和载体的各类资料。包括但不限于立项文件（或招投标、项目合同）、设计文件（含补充规定）、仪器软件检定测试证书、成果资料（含成果清单、质量检查记录、质量检验报告、监理报告）和验收报告等。

第四条 测绘单位应建立健全适合本单位的测绘档案管理制度，设立管理机构，明确主管领导、档案管理部门及岗位职责。

测绘档案管理制度应以正式文件印发并在本单位档案管理部门公开公示。

第五条 测绘单位应明确专人负责测绘档案管理工作，建立测绘档案接收、整理、保管、使用、销毁等登记台帐。

第六条⠼font face="仿宋_GB2312" >测绘项目验收合格后，测绘单位应按要求做好测绘成果资料归档。项目建设部门负责收集汇总并形成汇交清单；档案管理部门负责接收、整理档案，形成归档清单，做好档案归档入库工作。双方交接时，要严格清点并履行签字手续。

第七条⠼font face="仿宋_GB2312" >测绘单位应做好测绘档案查阅、借阅等管理工作，明确使用范围，建立登记台账。

档案借阅人员应妥善保管所借资料，不得转借、遗失、拆散、污损或损毁档案；档案归还时，档案管理人员要认真清点档案数量，检查案卷完好性，并做好登记。

查阅档案的，不得将档案带离保管场所。

未经许可，借（查）阅人员均不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。

重要、珍贵档案应妥善保存，以复制品代替原件提供利用。

第八条 不再具有保存价值的测绘档案，可按规定程序进行销毁。拟销毁测绘档案的，应成立由单位领导牵头负责的档案鉴定与销毁工作组，负责档案鉴定与销毁工作。

第九条⠼font face="仿宋_GB2312" >测绘档案销毁前，应由本单位档案鉴定与销毁工作组组织对拟销毁资料进行鉴定并形成鉴定意见。经鉴定可销毁的档案，要形成销毁清册，经单位领导批准后销毁。

销毁应在指定地点进行，由两人以上监销。销毁完成后，应做好销毁登记，销毁人、监销人均应在销毁登记册上签字。鉴定意见、批准文件及销毁登记册，应存档保存。

应销毁的档案不得改作它用或以废品处理。

第十条 测绘单位应积极推进档案数字化和档案管理信息化，做好归档、借（查）阅和销毁等台账。按需编制各类档案检索工具及参考资料，为生产、科研等工作提供服务。

第十一条⠼/span>测绘单位应设立测绘档案库房，按档案管理规定加强管理，非档案管理部门工作人员未经许可不得进入库房。

第十二条 测绘档案库房应采取有效防护措施保证档案安全，包括但不限于以下措施：

（一）设有铁门、铁窗、铁柜、报警器，配备防火、防盗、防潮、防尘、防光、防磁、防有害生物和污染等设备设施。

（二）安置温湿度计，温度控制在14-24℃之间，湿度控制在45-60％之间。

（三）配备与业务相适应的专用柜，光盘、磁介质等档案应存放于防磁档案柜。

（四）库房内不得擅自安装电器开关和电器设备，严禁乱接、乱搭临时线路。

第十三条 测绘档案管理人员应严格执行档案管理规章制度，完成测绘档案的收集、整理、保管、鉴定等工作，做好档案借（查）阅登记；做好测绘档案的保密、防虫、防霉、防盗工作，并定期检查档案保管状况，对破损、变质档案资料及时上报并提出处理意见。

第十四条 测绘单位要加强档案管理培训教育，提高测绘档案管理人员的业务素质和岗位能力。

第十五条 测绘档案中属于国家秘密的，应严格按有关法律法规及《四川省涉密测绘成果管理规定》执行。

第十六条 违反档案管理规定导致档案重大损毁或丢失的，由测绘单位对相关责任人员进行处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第十七条 本规定自2021年7月1日起施行。

附件1

测绘成果资料归档登记册（模板）

 

单位：⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ 

序号	资料名称	资料编号	资料载体	收集/自生产	收集人	收集时间	接收人	接收时间	归档时间	立卷号

备注：登记信息应尽量详细，不得将一批的多份资料登记为一条记录。

附件2

测绘成果资料档案借（查）阅登记册（模板）

 

单位： ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠼/span>

序号

资料名称

资料编号

资料载体

使用目的

批准人

借阅人

借阅时间

出借人

接收人

接收时间

备注

立卷号

备注：登记信息应尽量详细，不得将一批的多份资料登记为一条记录。

 

附件3

测绘成果资料档案移交登记册（模板）

 

移交单位：⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠼/span>

序号	资料名称	资料编号	批准人	移交人	接收单位	接收人	移交时间	备注

备注：登记信息应尽量详细，不得将一批的多份资料登记为一条记录。

 

附件4

测绘成果资料档案销毁登记册（模板）

 

送销单位： ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ ⠂ 

序号	资料名称	资料编号	资料载体	销毁理由	批准人	销毁人	监销人	销毁时间	销毁地点	销毁方式

备注：登记信息应尽量详细，不得将一批的多份资料登记为一条记录。

 

第一条 为推进全省测绘成果资料档案管理制度化、规范化，根据《中华人民共和国测绘法》《中华人民共和国档案法》《四川省测绘管理条例》《测绘地理信息业务档案管理规定》等法律法规和规章，结合四川省实际，制定本规定。

第二条 本规定适用于四川省行政区域内各测绘资质单位（以下简称“测绘单位”）管理各类测绘成果资料档案。

第三条 本规定所称测绘成果资料档案（以下简称“测绘档案”），是指在从事测绘活动中形成的文字、数据、图件、电子文件、声像等不同形式和载体的各类资料。包括但不限于立项文件（或招投标、项目合同）、设计文件（含补充规定）、仪器软件检定测试证书、成果资料（含成果清单、质量检查记录、质量检验报告、监理报告）和验收报告等。

第四条 测绘单位应建立健全适合本单位的测绘档案管理制度，设立管理机构，明确主管领导、档案管理部门及岗位职责。

测绘档案管理制度应以正式文件印发并在本单位档案管理部门公开公示。

第五条 测绘单位应明确专人负责测绘档案管理工作，建立测绘档案接收、整理、保管、使用、销毁等登记台帐。

第六条⠼font face="仿宋_GB2312" >测绘项目验收合格后，测绘单位应按要求做好测绘成果资料归档。项目建设部门负责收集汇总并形成汇交清单；档案管理部门负责接收、整理档案，形成归档清单，做好档案归档入库工作。双方交接时，要严格清点并履行签字手续。

第七条⠼font face="仿宋_GB2312" >测绘单位应做好测绘档案查阅、借阅等管理工作，明确使用范围，建立登记台账。

档案借阅人员应妥善保管所借资料，不得转借、遗失、拆散、污损或损毁档案；档案归还时，档案管理人员要认真清点档案数量，检查案卷完好性，并做好登记。

查阅档案的，不得将档案带离保管场所。

未经许可，借（查）阅人员均不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。

重要、珍贵档案应妥善保存，以复制品代替原件提供利用。

第八条 不再具有保存价值的测绘档案，可按规定程序进行销毁。拟销毁测绘档案的，应成立由单位领导牵头负责的档案鉴定与销毁工作组，负责档案鉴定与销毁工作。

第九条⠼font face="仿宋_GB2312" >测绘档案销毁前，应由本单位档案鉴定与销毁工作组组织对拟销毁资料进行鉴定并形成鉴定意见。经鉴定可销毁的档案，要形成销毁清册，经单位领导批准后销毁。

销毁应在指定地点进行，由两人以上监销。销毁完成后，应做好销毁登记，销毁人、监销人均应在销毁登记册上签字。鉴定意见、批准文件及销毁登记册，应存档保存。

应销毁的档案不得改作它用或以废品处理。

第十条 测绘单位应积极推进档案数字化和档案管理信息化，做好归档、借（查）阅和销毁等台账。按需编制各类档案检索工具及参考资料，为生产、科研等工作提供服务。

第十一条⠼/span>测绘单位应设立测绘档案库房，按档案管理规定加强管理，非档案管理部门工作人员未经许可不得进入库房。

第十二条 测绘档案库房应采取有效防护措施保证档案安全，包括但不限于以下措施：

（一）设有铁门、铁窗、铁柜、报警器，配备防火、防盗、防潮、防尘、防光、防磁、防有害生物和污染等设备设施。

（二）安置温湿度计，温度控制在14-24℃之间，湿度控制在45-60％之间。

（三）配备与业务相适应的专用柜，光盘、磁介质等档案应存放于防磁档案柜。

（四）库房内不得擅自安装电器开关和电器设备，严禁乱接、乱搭临时线路。

第十三条 测绘档案管理人员应严格执行档案管理规章制度，完成测绘档案的收集、整理、保管、鉴定等工作，做好档案借（查）阅登记；做好测绘档案的保密、防虫、防霉、防盗工作，并定期检查档案保管状况，对破损、变质档案资料及时上报并提出处理意见。

第十四条 测绘单位要加强档案管理培训教育，提高测绘档案管理人员的业务素质和岗位能力。

第十五条 测绘档案中属于国家秘密的，应严格按有关法律法规及《四川省涉密测绘成果管理规定》执行。

第十六条 违反档案管理规定导致档案重大损毁或丢失的，由测绘单位对相关责任人员进行处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第十七条 本规定自2021年7月1日起施行。